Facturação electrónica – Parte II

A facturação electrónica é de implementação complexa, porque integra uma vertente tecnológica (infraestrutura de hardware e software), uma forte componente de segurança, mediada por uma terceira parte, e uma componente legal.
Apesar do retorno do investimento ser rápido, empresas com sistemas de informação rudimentares e sem capacidade financeira sentem sérias dificuldades em adoptar a facturação electrónica. Porém, nos últimos anos, o mercado evoluiu para produtos diferenciados e oferece soluções simples, a pensar sobretudo nas PME, libertando-as da necessidade de ter dentro de portas a estrutura.

Características e funcionalidades de um sistema de facturação electrónica

Conformidade legal
O conteúdo das facturas, ou seja, os campos a incluir devem respeitar as exigências do CIVA. Também deve ser solicitado o certificado digital que conferirá idoneidade à assinatura digital. O arquivo das facturas deve ser por 10 anos, permitir o acesso à DGCI e garantir a conservação das facturas no formato original. É obrigatória a produção de listagens-resumo das facturas processadas de acordo com o CIVA.

Integração
A aplicação deve ser multi-organização e multi-departamental e permitir que os documentos transitem entre aplicações. É preciso não esquecer que a facturação é um módulo que tem de agir em consonância com a contabilidade, a gestão de stocks, a gestão de encomendas, a gestão de expediente, o ERP, o BPM e outros sistemas.
A adopção de normas e formatos aceites é fundamental para que o fluxo de dados e documentos seja viável.

Acesso completo
A preocupação com o acesso aos dados e documentos em qualquer momento e desde qualquer ponto da organização, desde que devidamente autorizado pelo sistema, deve ser outra linha de força do sistema.
Geralmente, o acesso faz-se a partir de um interface Web, na Intranet e/ou Internet, que também gere os acessos e os perfis de utilizador.
As principais funcionalidades a assegurar são:

  • consulta/ visualização de documentos: por vários critérios de pesquisa (tipo, sentido da mensagem (entrada/saída), estado; por vários critérios de ordenação dos resultados; em vários formatos (XML original, PDF)
  • recuperação exaustiva de documentos associados a uma dada transacção (factura e respectiva nota de encomenda, notas de créditos, correspondência, etc.)

Incorporação de workflow
Para o processamento automático ou semi-automático das facturas é essencial que o sistema possibilite o desenho de tarefas e funcionalidades, que controle os acessos e as comunicações entre os colaboradores.

Arquivo
Além de evitar os gastos relacionados com o espaço e a gestão do arquivo físico, o arquivo electrónico tem de ser seguro, garantir a integridade e consistência dos dados, relacionar e recuperar de forma transparente toda a informação relativa a uma transacção comercial e assegurar um acesso eficaz e simples, tanto para a empresa como para as autoridades fiscais na realização das auditorias e fiscalização.
Constitui uma vantagem centralizar o arquivo de todos os sistemas e aplicações, mas pode ocorrer que haja um repositório específico de facturas que comunica com outros arquivos.

Aprendizagem e utilização simples
Quanto mais simples e intuitivo for o sistema, mais rápida é a generalização dos seus benefícios para todos os actores.

O esquema abaixo representa sumariamente o funcionamento de um sistema de facturação electrónica, quer na modalidade inhouse quer na de outsourcing.

Aplicação da factura electrónica em todas as situações
Podemos considerar basicamente duas situações de aplicação. Uma entidade trabalha com muitos fornecedores, recebendo facturas que tem de introduzir no seu sistema e processar. É o caso extremo das empresas de distribuição como Jerónimo Martins, Modelo Continente, etc.
Na outra situação, são muitos os clientes de um mesmo fornecedor, como ocorre com a PT, a EDP.
Mas o que geralmente acontece, é uma empresa converter-se em cliente nuns casos e fornecedor noutros. A FNAC é cliente em relação às empresas a quem encomenda os seus produtos (relação B2B), mas é fornecedora em relação aos consumidores finais (relação B2C).
Como vimos anteriormente, no primeiro caso, o sistema de facturação explora bem a possibilidade de troca de dados e consequente integração nos sistemas de informação das empresas. Já no caso de particulares, essa possibilidade está inibida, porque em geral, o consumidor particular deseja tão somente um PDF da factura.

Facturação electrónica – Parte I

O processo da facturação sempre foi um sorvedouro de recursos nas empresas, além de representar uma questão sensível em termos legais. Actualmente, em Portugal, é obrigatório conservar as facturas por um período de 10 anos. Trata-se de um período demasiado lato, sobretudo quando o volume de transacções tende a aumentar.
Dada a abrangência do tema, proponho-me tratá-lo em duas entradas.
Na primeira, ocupa-nos a diferença entre a factura electrónica e a convencional, algumas características do quadro jurídico português e as vantagens comummente apresentadas para convencer empresários e organismos a automatizar o processo. Já na segunda fase, o objectivo será compreender as possibilidades técnicas e aspectos a ter em conta na implementação de um sistema automático de processamento de facturas.

O que é e o que não é factura electrónica

A factura é um documento essencial nas nossas economias, que relaciona um conjunto vasto de agentes (Administração tributária, empresas, consumidores, colaboradores dentro das empresas, prestadores de serviços de e-billing, etc.) e implica uma série de operações e controlos:

  • é fonte de receita pelos impostos retidos (retenção do IVA), tendo uma série de requisitos legais associados,
  • estabelece uma relação entre fornecedor e cliente, que se quer o mais transparente e clara possível, devendo conter dados como condições (para devolução…), data de expedição, informações pertinentes, formas de pagamento, data limite de pagamento, etc,
  • obriga a uma cadeia complexa de documentos e processos: encomenda (nota de encomenda)/ envio (guia de remessa)/ confirmação-recepção (dados de recepção, mensagem de aviso de recepção), verificação, liquidação, arquivo.

A factura electrónica é um documento em formato electrónico igual em tudo ao convencional, mas com o requisito especial de ter aposta a assinatura digital avançada, de acordo com a legislação portuguesa. Esta exigência obriga a que a assinatura digital esteja associada a um certificado digital que assegura o cumprimento de três princípios: a autenticidade da origem (foi o emissor X quem enviou a factura), a integridade do conteúdo (durante a comunicação não houve um elemento Z que alterasse a mensagem) e o não repúdio (o receptor Y não pode dizer que não recebeu).
Não é factura electrónica a mera digitalização de uma factura e a colocação da assinatura digitalizada. Nas transacções electrónicas, é fundamental uma terceira parte que garanta quem é quem.

Quadro legal

Portugal transpôs para o regime jurídico nacional as Directivas europeias a que estava obrigado, por isso as diferenças entre países no quadro da UE são quase nulas.
Seguem-se alguns aspectos trabalhados na série de documentos legais saídos, sobretudo nos últimos cinco anos, antecedidos ou em paralelo com a legislação de certificado e/ou assinatura digital.

Valor probatório das facturas electrónicas
Desde que cumpridos os requisitos específicos para a factura electrónica, ela tem a mesma validez legal que a factura convencional.

Processos reconhecidos para a facturação electrónica
A lei portuguesa prevê dois processos de facturação como garante do respeito pelos princípios da autenticidade, integridade e não repúdio.
Primeiro, mediante a aposição de uma assinatura electrónica avançada à factura ou outro documento na fase de comunicação em rede, na fase de tratamento, arquivo e preservação desses documentos.
Segundo, quando a comunicação se faz pelo processo do EDI (Electronic Data Interchange), via VAN ou Internet. Nestes casos, a assinatura electrónica não é exigida, mas há prestadores de serviços que a recomendam. No caso do EDI, é obrigatório um acordo escrito entre as partes que trocam os documentos. Esta solução é mais antiga e madura, mas tem o inconveniente de obrigar a uma infraestrutura não comportável para pequenas empresas. É frequente em empresas com um volume ingente de facturação e numa relação de empresa a empresa (B2B).

Modalidades possíveis na emissão e/ou tratamento das facturas
Estão contempladas na lei dois cenários: a emissão, o tratamento e o arquivo são realizados pela empresa ou organismo (solução inhouse); ou são subcontratados a uma entidade prestadora de serviços (solução outsourcing). Além das funções descritas, serve de terceira parte de confiança nas comunicações, assina digitalmente os documentos, gere a validade dos certificados digitais, serviço para o qual dispõe em geral de uma plataforma. Na situação de prestação de serviços por outros, é obrigatório contrato e co-responsabilização, mas o último responsável perante as autoridades é a empresa que contrata o serviço.
Existe ainda a possibilidade da autofacturação que se caracteriza pela emissão da factura por parte do cliente (em princípio uma empresa), quando o fornecedor não possui processo automatizado. Esta solução requer a aceitação explícita do fornecedor.

Notificação da Administração tributária sobre a adopção da facturação electrónica
Desde de 1 de Janeiro de 2006 foi dispensada a notificação, quando o arquivo e o prestador de serviços operam em território nacional. É, porém, obrigatória no caso do prestador de serviços não ser da UE ou o arquivo das facturas se encontrar noutro país da UE.

Pontapé de saída

O Estado português é “early adopter”
Com vista à adopção generalizada, o governo determinou que a partir de Janeiro de 2006 os organismos do Estado emitissem e recebessem preferencialmente facturas electrónicas. Além do impulso no mercado, esta medida traduz-se em melhorias nos aprovisionamentos e poupança no processamento. Recentemente na Suécia passou a ser obrigatória a e-facturação que estava em teste desde 2006 numa plataforma, agora operacional. No nosso país, existe o site compras.gov.pt em que os fornecedores podem anunciar ou seus produtos, mediante registo. No futuro, poderá funcionar como plataforma para facturação electrónica da Administração Pública.
O UMIC (Agência para a Sociedade do Conhecimento) foi o organismo designado para realizar o acompanhamento e a avaliação da facturação aplicada aos organismos públicos.

Preocupação com a normalização
O grande problema nas comunicações é a falta de normas e de estruturação dos dados que impede que as máquinas processem sem a intervenção humana, com pesados custos para as entidades.
A criação de esquemas universais e interoperáveis como a estrutura UN/EDIFACT ou XML evitam esse problema.
O UMIC criou um grupo de trabalho para estabelecer recomendações de normas a utilizar na facturação electrónica para a Administração Pública. Todavia, essas normas são passíveis de ser transferidas para o sector empresarial com grandes vantagens.
Um actor fundamental foi e é, na área da normalização, a GS1 Portugal Codipor (Associação Portuguesa de Identificação e Codificação de Produtos) que trabalha normas como a GS1 EANCOM e GS1 XML.
A lei nacional não obriga ao uso de um formato standard, mas a sua não utilização inviabiliza a integração de aplicações e o fluxo de dados.

Vantagens da adesão a um sistema de facturação electrónica

Os benefícios podem ser analisados ao nível da instituição (agilização dos processos, redução de custos, aumento da produtividade, mais segurança e fiabilidade, cumprimento de requisitos legais, investimento com retorno rápido), mas também ao nível nacional, com impactos significativos: incremento do comércio electrónico, combate à evasão fiscal e à economia informal, preservação do ambiente.

Vantagens da factura electrónica

Mais interoperabilidade nos repositórios

Todos (re)conhecemos a importância do protocolo OAI-PHM nos repositórios digitais. A normalização e a possibilidade de exportar/ importar metadados massivamente representou uma revolução na visibilidade e na troca eficaz de informação sobre os recursos.

Porém, desde Outubro de 2006, está a ser trabalhada uma especificação do protocolo conhecida como OAI-ORE (Object Reuse and Exchange). O financiamento é da Andrew Mellon Foundation e os corrdenadores do projecto são Carl Lagazote (Universidad de Cornell) e Herbert Van de Sompel (Laboratório de Los Alamos).

É importante dizer que OAI-ORE não substitui OAI-PHM. Ambos trabalham a interoperabilidade, mas a níveis bem diferentes. OAI-PHM está centrado nos metadatos e OAI-ORE ocupa-se dos objectos digitais, os recursos, se quisermos chamar-lhes assim.

Os objectivos da equipa e da comunidade são:

  • permitir a troca de recursos entre repositórios distribuídos
  • facilitar a reutilização de recursos em diferentes contextos
  • inscrever os recursos nos workflows das comunidades a quem esses recursos interessam

Tornar isto realidade implica transformar os repositórios em vértices de uma rede imensa que comunicam (recebem e enviam) com todos os outros actores da Web. As máquinas não sabem o que são repositórios, mas sabem o que são URIs e a ideia é trabalhar os elementos com identificadores e direcções estáveis.

OAI-ORE contempla 3 tipos de elementos:

  • recursos, que têm o seu URI
  • agregações de recursos, a que também são atribuídos URI
  • mapas de recursos, que são representações de recursos e agregações, que têm o seu URI

Recursos, agregações e mapas funcionam como “recursos”, em essência, como descrição, como identificação. Neste processo é fundamental a sintaxe RDF e Atom.

Em termos práticos, é possível:

  • recuperar de forma transparente todas as partes de um recurso (páginas, capítulos, volumes de um mesmo recurso);
  • controlar e escolher entre versões de um mesmo documento (versão inicial e actualizada de um artigo, livro, etc);
  • identificar obras, manifestações e derivações (texto e sua adaptação ao teatro, original e traduções…);
  • escolher entre os vários formatos disponíveis para um mesmo recurso;
  • cruzar a informação de um artigo científico num repositório (ej. arXiv) com fotos, imagens em outro serviço (ej. Flickr), com dados, desenhos de moléculas noutro repositório temático, com outros artigos em CiteuLike…

A aplicação imediata de ORE é o campo científico e o ensino (repositórios institucionais, repositórios temáticos, dataset warehouse, repositórios de revistas…), mas não é difícil prever que é potencialmente interessante para muitas outras áreas.

Adeus, password

Quantos de nós não se questionou acerca da quantidade de logins e passwords que coleccionamos à medida que realizamos mais uma inscripção ou um serviço? E quantos já não passaram pelo terror de encontrar um login que ainda não tenha sido atribuído? Ficámos, nessas alturas, com a sensação que o mundo inteiro já se registou e aceitámos de boa vontade a sugestão “clotilde63@yahoo.com” ou “estoufarta@hotmail.com”. Sem muito esforço, acumulamos uma série de códigos, além de termos de os mudar periodicamente por segurança. O OPEN ID vem em nosso auxílio e, ainda que pareça um clone ou uma variação de DOI, não se aplica à identificação de objectos ou unidades de informação, mas às pessoas que usam a rede e os múltiplos serviços por ela proporcionados. Trata-se de um serviço de identificação para a Internet, uma espécie de BI digital. É em formato aberto, descentralizado, livre e a pessoa é a detentora única desse código e da informação pessoal relacionada. OPEN ID Fundation é a entidade que arbitra. Existem já muitos serviços que proporcionam esta identificação do utilizador: BBC, AOL, Google, Yahoo… Flickr, Blogger, Technorati, WordPress. O universo dos blogs continua a ser muito dinâmico e precoce no uso e integração de novas tecnologias e soluções.

Brad Fitzpatrick (criador do OpenID) disse: “Nobody should own this. Nobody’s planning on making any money from this”.

Mais informação em:

http://openid.net/

http://openiddirectory.com