Facturação electrónica – Parte II

A facturação electrónica é de implementação complexa, porque integra uma vertente tecnológica (infraestrutura de hardware e software), uma forte componente de segurança, mediada por uma terceira parte, e uma componente legal.
Apesar do retorno do investimento ser rápido, empresas com sistemas de informação rudimentares e sem capacidade financeira sentem sérias dificuldades em adoptar a facturação electrónica. Porém, nos últimos anos, o mercado evoluiu para produtos diferenciados e oferece soluções simples, a pensar sobretudo nas PME, libertando-as da necessidade de ter dentro de portas a estrutura.

Características e funcionalidades de um sistema de facturação electrónica

Conformidade legal
O conteúdo das facturas, ou seja, os campos a incluir devem respeitar as exigências do CIVA. Também deve ser solicitado o certificado digital que conferirá idoneidade à assinatura digital. O arquivo das facturas deve ser por 10 anos, permitir o acesso à DGCI e garantir a conservação das facturas no formato original. É obrigatória a produção de listagens-resumo das facturas processadas de acordo com o CIVA.

Integração
A aplicação deve ser multi-organização e multi-departamental e permitir que os documentos transitem entre aplicações. É preciso não esquecer que a facturação é um módulo que tem de agir em consonância com a contabilidade, a gestão de stocks, a gestão de encomendas, a gestão de expediente, o ERP, o BPM e outros sistemas.
A adopção de normas e formatos aceites é fundamental para que o fluxo de dados e documentos seja viável.

Acesso completo
A preocupação com o acesso aos dados e documentos em qualquer momento e desde qualquer ponto da organização, desde que devidamente autorizado pelo sistema, deve ser outra linha de força do sistema.
Geralmente, o acesso faz-se a partir de um interface Web, na Intranet e/ou Internet, que também gere os acessos e os perfis de utilizador.
As principais funcionalidades a assegurar são:

  • consulta/ visualização de documentos: por vários critérios de pesquisa (tipo, sentido da mensagem (entrada/saída), estado; por vários critérios de ordenação dos resultados; em vários formatos (XML original, PDF)
  • recuperação exaustiva de documentos associados a uma dada transacção (factura e respectiva nota de encomenda, notas de créditos, correspondência, etc.)

Incorporação de workflow
Para o processamento automático ou semi-automático das facturas é essencial que o sistema possibilite o desenho de tarefas e funcionalidades, que controle os acessos e as comunicações entre os colaboradores.

Arquivo
Além de evitar os gastos relacionados com o espaço e a gestão do arquivo físico, o arquivo electrónico tem de ser seguro, garantir a integridade e consistência dos dados, relacionar e recuperar de forma transparente toda a informação relativa a uma transacção comercial e assegurar um acesso eficaz e simples, tanto para a empresa como para as autoridades fiscais na realização das auditorias e fiscalização.
Constitui uma vantagem centralizar o arquivo de todos os sistemas e aplicações, mas pode ocorrer que haja um repositório específico de facturas que comunica com outros arquivos.

Aprendizagem e utilização simples
Quanto mais simples e intuitivo for o sistema, mais rápida é a generalização dos seus benefícios para todos os actores.

O esquema abaixo representa sumariamente o funcionamento de um sistema de facturação electrónica, quer na modalidade inhouse quer na de outsourcing.

Aplicação da factura electrónica em todas as situações
Podemos considerar basicamente duas situações de aplicação. Uma entidade trabalha com muitos fornecedores, recebendo facturas que tem de introduzir no seu sistema e processar. É o caso extremo das empresas de distribuição como Jerónimo Martins, Modelo Continente, etc.
Na outra situação, são muitos os clientes de um mesmo fornecedor, como ocorre com a PT, a EDP.
Mas o que geralmente acontece, é uma empresa converter-se em cliente nuns casos e fornecedor noutros. A FNAC é cliente em relação às empresas a quem encomenda os seus produtos (relação B2B), mas é fornecedora em relação aos consumidores finais (relação B2C).
Como vimos anteriormente, no primeiro caso, o sistema de facturação explora bem a possibilidade de troca de dados e consequente integração nos sistemas de informação das empresas. Já no caso de particulares, essa possibilidade está inibida, porque em geral, o consumidor particular deseja tão somente um PDF da factura.

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