Facturação electrónica – Parte I

O processo da facturação sempre foi um sorvedouro de recursos nas empresas, além de representar uma questão sensível em termos legais. Actualmente, em Portugal, é obrigatório conservar as facturas por um período de 10 anos. Trata-se de um período demasiado lato, sobretudo quando o volume de transacções tende a aumentar.
Dada a abrangência do tema, proponho-me tratá-lo em duas entradas.
Na primeira, ocupa-nos a diferença entre a factura electrónica e a convencional, algumas características do quadro jurídico português e as vantagens comummente apresentadas para convencer empresários e organismos a automatizar o processo. Já na segunda fase, o objectivo será compreender as possibilidades técnicas e aspectos a ter em conta na implementação de um sistema automático de processamento de facturas.

O que é e o que não é factura electrónica

A factura é um documento essencial nas nossas economias, que relaciona um conjunto vasto de agentes (Administração tributária, empresas, consumidores, colaboradores dentro das empresas, prestadores de serviços de e-billing, etc.) e implica uma série de operações e controlos:

  • é fonte de receita pelos impostos retidos (retenção do IVA), tendo uma série de requisitos legais associados,
  • estabelece uma relação entre fornecedor e cliente, que se quer o mais transparente e clara possível, devendo conter dados como condições (para devolução…), data de expedição, informações pertinentes, formas de pagamento, data limite de pagamento, etc,
  • obriga a uma cadeia complexa de documentos e processos: encomenda (nota de encomenda)/ envio (guia de remessa)/ confirmação-recepção (dados de recepção, mensagem de aviso de recepção), verificação, liquidação, arquivo.

A factura electrónica é um documento em formato electrónico igual em tudo ao convencional, mas com o requisito especial de ter aposta a assinatura digital avançada, de acordo com a legislação portuguesa. Esta exigência obriga a que a assinatura digital esteja associada a um certificado digital que assegura o cumprimento de três princípios: a autenticidade da origem (foi o emissor X quem enviou a factura), a integridade do conteúdo (durante a comunicação não houve um elemento Z que alterasse a mensagem) e o não repúdio (o receptor Y não pode dizer que não recebeu).
Não é factura electrónica a mera digitalização de uma factura e a colocação da assinatura digitalizada. Nas transacções electrónicas, é fundamental uma terceira parte que garanta quem é quem.

Quadro legal

Portugal transpôs para o regime jurídico nacional as Directivas europeias a que estava obrigado, por isso as diferenças entre países no quadro da UE são quase nulas.
Seguem-se alguns aspectos trabalhados na série de documentos legais saídos, sobretudo nos últimos cinco anos, antecedidos ou em paralelo com a legislação de certificado e/ou assinatura digital.

Valor probatório das facturas electrónicas
Desde que cumpridos os requisitos específicos para a factura electrónica, ela tem a mesma validez legal que a factura convencional.

Processos reconhecidos para a facturação electrónica
A lei portuguesa prevê dois processos de facturação como garante do respeito pelos princípios da autenticidade, integridade e não repúdio.
Primeiro, mediante a aposição de uma assinatura electrónica avançada à factura ou outro documento na fase de comunicação em rede, na fase de tratamento, arquivo e preservação desses documentos.
Segundo, quando a comunicação se faz pelo processo do EDI (Electronic Data Interchange), via VAN ou Internet. Nestes casos, a assinatura electrónica não é exigida, mas há prestadores de serviços que a recomendam. No caso do EDI, é obrigatório um acordo escrito entre as partes que trocam os documentos. Esta solução é mais antiga e madura, mas tem o inconveniente de obrigar a uma infraestrutura não comportável para pequenas empresas. É frequente em empresas com um volume ingente de facturação e numa relação de empresa a empresa (B2B).

Modalidades possíveis na emissão e/ou tratamento das facturas
Estão contempladas na lei dois cenários: a emissão, o tratamento e o arquivo são realizados pela empresa ou organismo (solução inhouse); ou são subcontratados a uma entidade prestadora de serviços (solução outsourcing). Além das funções descritas, serve de terceira parte de confiança nas comunicações, assina digitalmente os documentos, gere a validade dos certificados digitais, serviço para o qual dispõe em geral de uma plataforma. Na situação de prestação de serviços por outros, é obrigatório contrato e co-responsabilização, mas o último responsável perante as autoridades é a empresa que contrata o serviço.
Existe ainda a possibilidade da autofacturação que se caracteriza pela emissão da factura por parte do cliente (em princípio uma empresa), quando o fornecedor não possui processo automatizado. Esta solução requer a aceitação explícita do fornecedor.

Notificação da Administração tributária sobre a adopção da facturação electrónica
Desde de 1 de Janeiro de 2006 foi dispensada a notificação, quando o arquivo e o prestador de serviços operam em território nacional. É, porém, obrigatória no caso do prestador de serviços não ser da UE ou o arquivo das facturas se encontrar noutro país da UE.

Pontapé de saída

O Estado português é “early adopter”
Com vista à adopção generalizada, o governo determinou que a partir de Janeiro de 2006 os organismos do Estado emitissem e recebessem preferencialmente facturas electrónicas. Além do impulso no mercado, esta medida traduz-se em melhorias nos aprovisionamentos e poupança no processamento. Recentemente na Suécia passou a ser obrigatória a e-facturação que estava em teste desde 2006 numa plataforma, agora operacional. No nosso país, existe o site compras.gov.pt em que os fornecedores podem anunciar ou seus produtos, mediante registo. No futuro, poderá funcionar como plataforma para facturação electrónica da Administração Pública.
O UMIC (Agência para a Sociedade do Conhecimento) foi o organismo designado para realizar o acompanhamento e a avaliação da facturação aplicada aos organismos públicos.

Preocupação com a normalização
O grande problema nas comunicações é a falta de normas e de estruturação dos dados que impede que as máquinas processem sem a intervenção humana, com pesados custos para as entidades.
A criação de esquemas universais e interoperáveis como a estrutura UN/EDIFACT ou XML evitam esse problema.
O UMIC criou um grupo de trabalho para estabelecer recomendações de normas a utilizar na facturação electrónica para a Administração Pública. Todavia, essas normas são passíveis de ser transferidas para o sector empresarial com grandes vantagens.
Um actor fundamental foi e é, na área da normalização, a GS1 Portugal Codipor (Associação Portuguesa de Identificação e Codificação de Produtos) que trabalha normas como a GS1 EANCOM e GS1 XML.
A lei nacional não obriga ao uso de um formato standard, mas a sua não utilização inviabiliza a integração de aplicações e o fluxo de dados.

Vantagens da adesão a um sistema de facturação electrónica

Os benefícios podem ser analisados ao nível da instituição (agilização dos processos, redução de custos, aumento da produtividade, mais segurança e fiabilidade, cumprimento de requisitos legais, investimento com retorno rápido), mas também ao nível nacional, com impactos significativos: incremento do comércio electrónico, combate à evasão fiscal e à economia informal, preservação do ambiente.

Vantagens da factura electrónica

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